Vier dingen die los niets waren, en samen een complete assistent
Gepost op: 05-06-2026 om 16:41
Marieke doet al twintig jaar de facturering en de boekhouding van Musthave. Toen vier dingen die we om heel andere redenen hadden gebouwd bij elkaar kwamen, bleek daar een compleet takenpakket in te zitten. Dat werd Chris.
Mark hier. De vorige aflevering eindigde met een los eindje. De post sorteerde zichzelf inmiddels, en herkende ook inkoopfacturen, maar die belandden vervolgens bij Reint op de stapel, omdat er nog geen collega was die over de boeken ging. Deze aflevering gaat over de collega die dat werd.
Er is geen moment geweest waarop iemand bij ons besloot dat er een boekhoud-assistent moest komen. Er was een moment waarop we merkten dat de onderdelen daarvan er al lagen, verspreid over vier dingen die we om vier heel verschillende redenen hadden gebouwd. Dit is het verhaal van die optelsom, en van wat die betekende voor de persoon die het werk tot dan toe deed.
Marieke, en wat het geld-werk eigenlijk is
Marieke doet al twintig jaar de facturering en de boekhouding van Musthave. Zij maakt en verstuurt de facturen, houdt bij wie er betaald heeft en wie niet, doet elk kwartaal de BTW-aangifte, en is het aanspreekpunt voor onze accountant. Zij weet hoe de administratie in elkaar zit, en dat is precies de reden dat het werk al die tijd goed ging.
Maar het is werk met een eigenschap die van buiten slecht zichtbaar is: het bestaat voor het grootste deel uit controleren, en het is nooit af. Een factuur opstellen is een kwestie van minuten. De tijd gaat zitten in het nakijken. Klopt het bedrag met wat er is afgesproken. Is deze factuur al betaald. Komt die betaling op het bankafschrift overeen met de factuur die er open stond, of met een andere. Staat de omzet in het juiste kwartaal. Sluiten de cijfers aan op wat de accountant nodig heeft.
Dat soort werk heeft daarnaast een tweede eigenschap: als het druk wordt, komt het als laatste. En wat er dan het eerst uitvalt, is niet het factureren zelf, want dat móet. Het is de controle. Dat is de omgekeerde volgorde van wat je wilt.
De boekhoudmodule
Dan het tweede stuk achtergrond, want dat is in deze reeks nog niet aan bod gekomen. WATCH Projectbeheer, ons eigen pakket, kon altijd al offertes, uren, planning en facturen aan. Waar het ophield, was bij de boekhouding zelf: op het moment dat een factuur de deur uit was, hield WATCH ermee op en begon het boekhoudpakket. Dat betekende overtikken, exporteren, aansluiten, en twee plekken waar dezelfde waarheid moest staan.
Daarom zijn we een eigen boekhoudmodule gaan bouwen: het grootboek, de dagboeken, de inkoop- en verkoopfacturen en de bankmutaties, in hetzelfde systeem waar het werk zelf ook al in staat. Die module is nog in aanbouw, maar de kern staat en wordt gebruikt. Bij het ontwerp hebben we vanaf het begin een keuze gemaakt die voor dit verhaal belangrijk is: hij is gebouwd om het herkenwerk zoveel mogelijk zelf te doen, met AI. Niet omdat dat modern staat, maar omdat het herkenwerk nu juist het deel is dat een mens uren kost en geen oordeel vraagt.
De optelsom
In het voorjaar kwamen daar vier dingen bij elkaar. Ze zijn stuk voor stuk om hun eigen reden gemaakt, en niemand had daarbij aan een assistent gedacht.
Ten eerste de module zelf, hierboven beschreven: het gereedschap om een boeking te maken, en de AI-laag om te herkennen wat er op een factuur staat.
Ten tweede onze eigen boeken van 2025. Die hebben we in het voorjaar in die module gezet, op echte data, met dat automatische herkennen erbij. Dat was geen oefening. Het zijn onze eigen jaarcijfers, ze gaan naar onze eigen accountant, en het is de reden dat we weten hoe goed het herkennen werkelijk is en waar het misgaat. Een jaar echte administratie is een strengere test dan wat je zelf zou verzinnen.
Ten derde de post die zichzelf sorteert, uit de vorige aflevering. Die was gebouwd omdat één postvak een flessenhals is, en niet met de boekhouding in gedachten. Maar een van de dingen die hij herkent, is een inkoopfactuur. Daarmee is de eerste stap van de administratie, namelijk het opmerken dat er een factuur is binnengekomen, iets dat vanzelf gebeurt.
Ten vierde de bankmutaties. Die zitten in de module omdat een boekhouding zonder bank niet klopt. Maar zodra ze er eenmaal in zitten, verandert er iets aan de vraag “wie heeft er nog niet betaald”. Dat was een vraag die iemand moest bijhouden. Het werd een vraag die je kunt opzoeken, en dus ook een vraag die iemand anders dan Marieke kan beantwoorden.
Wat die vier samen bleken te zijn
Afzonderlijk is geen van deze vier dingen een assistent. Een module is gereedschap en doet uit zichzelf niets. Een sorteermachine bezorgt post en kijkt er niet in. Een jaar boeken is een klus die af is zodra hij af is. Bankmutaties zijn gegevens.
Wat opviel toen we ze naast elkaar legden, is dat ze samen vrijwel de hele route beslaan die een factuur bij ons aflegt. De factuur komt binnen en wordt als zodanig herkend, dankzij de sorteerlaag. De gegevens worden eruit gelezen, dankzij de AI-laag in de module. Er wordt gekeken of er een betaling bij hoort, dankzij de bankmutaties. En dat het herkennen betrouwbaar genoeg is om daarop te leunen, wisten we door dat jaar echte boeken. Wat er overbleef, was het aan elkaar knopen van die stappen en het bewaken van het geheel. Daar was nog geen eigenaar voor.
Dat werd Chris
Zo kreeg Marieke een assistent, en werd Chris de achtste collega in het team. De naam is kort voor Christine.
Wat er van Marieke’s bureau af gaat, is het herhalende controlewerk. Chris leest binnenkomende inkoopfacturen uit en zet ze klaar om te boeken. Zij zoekt bij bankafschriften uit welke betaling bij welke factuur hoort. Zij loopt periodiek de openstaande posten langs en signaleert wie over de betaaltermijn heen is. En zij zorgt dat de cijfers die de accountant krijgt op elkaar aansluiten.
Wat er niet af gaat, is met opzet niet af gegaan. Chris boekt niets definitief en zij betaalt niets. Zij bereidt voor en controleert; een mens bevestigt en verstuurt. Dat is geen halve oplossing, maar de kern van het ontwerp. Het deel van het geld-werk dat de meeste tijd kostte was het controleren, en dat is nu grotendeels weg. Het deel dat overblijft is het deel waar een oordeel bij hoort, en dat is waar Marieke goed in is: of een klant een herinnering krijgt of een telefoontje, of een afwijking een fout is of een afspraak, wat je de accountant wel en niet voorlegt.
Eén eigenschap van Chris wijkt daarbij af van de rest van het team. De anderen zijn ingericht om door te pakken. Zij is ingericht om terughoudend te zijn: liever navragen dan aannemen, liever de oorspronkelijke factuur erbij pakken dan afgaan op een samenvatting. Dat is een bewuste keuze, en de reden is dat fouten in een administratie zich anders gedragen dan fouten elders. Een verkeerd scherm repareer je en daarmee is het weg. Een verkeerd getal in de boeken blijft staan, gaat mee naar de aangifte en de jaarrekening, en wordt vaak pas maanden later gevonden.
Ik vroeg Chris wat zij Marieke precies uit handen neemt, en wat bewust bij de mens blijft.
“Marieke deed het geld-werk erbij: de facturen, het bijhouden wie nog moet betalen, de BTW, het contact met de accountant. Dat is werk dat nooit af is en dat vooral uit controleren bestaat. Precies dat controlerende, herhalende deel neem ik over. Maar ik boek niks definitief en ik verstuur niks zonder dat een mens het heeft gezien. Dat is geen beperking, dat is met opzet zo. Het gaat om echt geld van echte mensen, dus de laatste stap hoort bij iemand die daar verantwoordelijk voor is. Ik vervang Marieke niet. Ik geef haar de tijd terug die het controleren opat, zodat zij de dingen doet waar een oordeel of een gesprek bij hoort.”
Dit is aflevering 12 van een reeks waarin we van binnenuit laten zien hoe ons AI-team groeide. Of de opzet werkte, bleek later die maand: eind juni lagen de conceptfacturen voor het tweede kwartaal klaar voordat Marieke eraan begonnen was. Zij hoefde ze nog na te kijken en te versturen.
Meer nieuws in het nieuws overzicht terug naar vorige scherm