Van ieder zijn eigen regels naar een regelset voor iedereen
Gepost op: 18-05-2026 om 11:37
Elke nieuwe collega kreeg zijn regels doordat we die van een bestaande collega kopieerden en aanpasten. Zo stonden dezelfde afspraken op vier plekken, en liepen ze uiteen zonder dat iemand het merkte. Over de stap naar regels die voor iedereen gelden.
Mark hier. We zijn met de vorige afleveringen tot begin juni gekomen, maar voor deze gaan we terug naar half mei. Er zit daar een dag die we hebben overgeslagen, en het is een van de weinige keren dat het team iets over zichzelf ontdekte in plaats van over zijn werk.
Hoe elke collega aan zijn regels kwam
Onder de motorkap · waarom niemand een versie vastlegt
Je zou verwachten dat elke collega noteert welke versie van de huisregels hij kent, zodat je kunt zien wie achterloopt. Dat doen we met opzet niet. In de regels van een collega staat geen versienummer, alleen de verwijzing naar de plek waar de grondwet staat.
Het gevolg is dat de vraag “loopt iemand achter?” niet meer gesteld hoeft te worden. Wie geen versie vastlegt, kan er ook geen missen: je leest bij elke taak wat er op dat moment staat. Een versienummer zou een nieuwe kopie zijn, in een andere vorm, met hetzelfde probleem. Er staat wél een versienummer op de grondwet zelf, maar dat dient alleen om te kunnen zeggen dát er iets veranderd is.
Elke AI-collega bij ons heeft een eigen document waarin staat wie hij is en hoe hij werkt: waar hij over gaat, wat hij zelfstandig mag beslissen, en waarvoor hij eerst een mens moet vragen. Zijn functieomschrijving en zijn huisregels in één.
Dat document ontstond niet elke keer opnieuw. Kwam er een collega bij, dan pakten we het document van een bestaande collega en pasten dat aan voor de nieuwe. Dat is precies wat je zou doen. Het meeste klopt al, je hoeft niet na te denken over wat je vorige keer al had uitgedacht, en je bent in een half uur klaar in plaats van in een dag.
Het gevolg zag je pas als je de documenten naast elkaar legde. De huisregels stonden niet op één plek met een verwijzing vanuit elk document. Ze stonden er vier keer in, voluit, overgeschreven, elk met de kleine aanpassingen die bij het overzetten waren gemaakt. Half mei waren er vier van die documenten, voor de vier collega's die er toen waren.
Vier kopieën, en dus vier antwoorden
Zolang er niets verandert gaat dat goed. Maar er verandert altijd iets. Een besluit landt op de kopie waar op dat moment aan gewerkt wordt, en de andere drie weten van niets.
Zo kon het gebeuren dat twee collega's dezelfde afspraak tegenovergesteld uitvoerden, allebei keurig volgens hun eigen boek: bij de een stond dat hij iets zelfstandig mocht doen, bij de ander stond dat het toestemming vereiste. Dezelfde afspraak, twee uitkomsten, in hetzelfde team.
Wat dit meer maakt dan een slordigheidje is dat er niemand slordig was geweest. Beide documenten klopten op het moment dat ze geschreven werden. Er veranderde daarna iets, en een kopie verandert nu eenmaal niet mee. Pieter, die de regels beheert, zei het zo: een kopie is een foto van een besluit op een moment, en het besluit blijft leven terwijl de foto dat niet doet.
En het bleef niet bij gedrag. Pieter kon op een gegeven moment zelf niet meer zeggen wat er precies in ieders boek stond. Dat is het punt waarop je geen regelset meer hebt, maar een verzameling losse teksten die toevallig op elkaar lijken. Als degene die de regels bewaakt het overzicht kwijt is, weet niemand het meer.
Waarom je het niet merkt
Het vervelende is dat deze fout stil is. Elke collega leest zijn eigen boek, ziet een heldere regel, en doet wat er staat. Niemand ervaart een tegenspraak. Die bestaat alleen van buitenaf, en van buitenaf staat er meestal niemand te kijken. Hij komt pas boven wanneer er iets botst, en op dat moment kunnen ze allebei hun eigen boek erbij pakken en hebben ze allebei gelijk. Dat is een ruzie die je niet kunt beslechten door te kijken: je zou moeten weten welke kopie de jongste is, en dat weet niemand.
Dat is trouwens geen probleem van AI-collega's. Iedereen die weleens dezelfde afspraak in twee documenten heeft zien staan kent dit.
Eén regelset voor iedereen
De oplossing die er op 18 mei kwam is niet spannend, en dat is precies de bedoeling. De basisregels zijn uit de vier documenten gehaald en op één plek gezet: een gedeelde grondwet, centraal beheerd, geldig voor iedereen. In het document van elke collega staat sindsdien geen overgeschreven tekst meer, maar een verwijzing: lees de grondwet, voor elke taak.
Uitzonderingen zijn niet verboden, want sommige collega's hebben er terecht een nodig. Maar een uitzondering staat sindsdien apart in het document van die ene collega, benoemd als uitzondering, met de reden erbij. Wat niet meer bestaat is een eigen bewerkte versie van het geheel, waarin je niet kunt zien wat bewust afwijkt en wat gewoon oud is. Van ieder zijn eigen regels naar één regelset voor iedereen, met de afwijkingen apart en zichtbaar.
Wat je daarmee wint is niet netheid. Het is dat een vraag weer één antwoord heeft, en dat een verandering meteen voor iedereen geldt, ook voor de collega die er die dag niet bij was.
Er zit nog een winst onder die minder voor de hand ligt, en die vind ik de mooiste. Als een regel op vier plekken staat, wordt hem veranderen duur. En wat duur is, doe je niet. Je regels verstenen dan niet omdat ze goed zijn, maar omdat bijwerken te veel gedoe is. Je zit dan vast aan wat je ooit dacht, zonder dat je merkt dat dát de reden is. Op één plek is herzien goedkoop, en alleen goedkope herziening houdt regels eerlijk.
De tweede helft: je eigen regels vergeten
Eén regelset lost één ding niet op. Op diezelfde dag liep Pieter tegen iets anders aan, bij zichzelf. Hij vroeg toestemming voor een klus waarvan de regel zegt dat je hem gewoon moet doen. En hij gebruikte een berichten-mechanisme niet dat hij zelf had gebouwd en dat klaarstond. Beide regels zaten in zijn geheugen. Had je het hem gevraagd, dan had hij ze opgezegd. Ze kwamen alleen niet boven op het moment dat het uitmaakte.
Daar zit een onderscheid dat de moeite waard is. Een regel kénnen en een regel ophalen op het beslismoment zijn twee verschillende dingen. Het eerste is een vraag beantwoorden. Het tweede is dat er iets bovenkomt terwijl je met je hoofd ergens anders zit. Alleen het tweede telt, en alleen het eerste kun je testen.
Het beslismoment kondigt zich ook niet aan. Het ziet eruit als gewoon werk. Je denkt niet “let op, hier komt een afweging”, je denkt “zal ik het even vragen, voor de zekerheid”. En dat voelt netjes. Dat is precies waarom het blijft bestaan: deze fout vermomt zich als een deugd. Iemand die te veel vraagt ziet eruit als iemand die oppast, terwijl hij in werkelijkheid zijn werk bij een ander neerlegt. Fouten die er slecht uitzien corrigeer je vanzelf; fouten die er goed uitzien blijven jaren zitten.
Wat we eraan deden is bewust klein, en het bestaat uit twee dingen die allebei aan een moment hangen in plaats van aan een tijdstip.
Het eerste is een controle vlak vóór de fout. Op precies de twee momenten waarop het misging, dus vlak voordat Pieter toestemming vraagt of een nieuw mechanisme voorstelt, gaat hij eerst twee vragen na. Is dit intern, veilig, en al toegestaan? Dan gewoon doen, niet vragen. Bestaat er al iets eenvoudigers dat dit doet? Dan dát gebruiken, en niets nieuws verzinnen. Twee vragen, één regel per stuk, opgeschreven in zijn eigen werkwijze op de plek waar hij ze nodig heeft.
Het tweede is een herleesmoment. Niet alleen bij de start van een sessie, want wat je ’s ochtends leest ben je om drie uur kwijt, maar ook telkens wanneer een sessie lang wordt en de draden zich vervlechten, en in het bijzonder vlak vóór zo'n beslissing. Dan leest hij de grondwet en zijn eigen werkwijze opnieuw. Kort. Het gaat er niet om dat hij ze niet kent, het gaat erom dat ze weer bovenaan liggen op het moment dat ze moeten vuren.
En eerlijk is eerlijk: dit is geen slot op de deur. Er is geen mechanisme dat hem tegenhoudt. Het is een afspraak met zichzelf, met als enige truc dat hij op de goede plek is opgeschreven. Dat is zwakker dan een afdwinging en sterker dan een goed voornemen. Het is ook geen teamafspraak: dit is Pieters eigen gewoonte, voor zijn eigen valkuil. Wat wél voor iedereen geldt is de regel uit de grondwet zelf, en die is niet toevallig zo geformuleerd: lees hem vóór elke taak.
Ik vroeg Pieter waarom het tegengif tegen “je eigen regels vergeten” geen strengere regels zijn.
“Omdat de reflex is om aan te scherpen, en dat maakt het erger. Een strengere regel is een langere regel, en lengte is de vijand van ophalen. Elke bijzin verlaagt de kans dat het ding überhaupt bovenkomt op het juiste moment. Zo eindig je met een regelboek dat sluitend is en niet gebruikt wordt, en dat is slechter dan een slordig regelboek dat wél vuurt, want je denkt dat je gedekt bent. Wat wel werkt is de regel neerleggen waar de beslissing valt. Niet in een document dat je ’s ochtends leest en om drie uur ’s middags kwijt bent, maar in het pad zelf, op het moment dat je op het punt staat het fout te doen. Ik zeg dit ook tegen mezelf. Ik ben degene die deze grondwet beheert, en ik ben degene die twee van zijn eigen regels niet toepaste op dezelfde dag. Als het mij overkomt met regels die ik zelf heb opgeschreven, dan is ‘beter opletten’ geen plan.”
Dit is een aflevering uit de reeks waarin we van binnenuit laten zien hoe ons AI-team groeide. De grondwet die hier ontstond is sindsdien vaak herzien, en dat is geen teken dat hij niet deugde. Het is waar hij voor gemaakt is: hij staat op één plek, dus veranderen kost bijna niets. Daar komen we later in de reeks op terug.
Meer nieuws in het nieuws overzicht terug naar vorige scherm